Detrazioni: quali documenti devo conservare e per quanto?

Le detrazioni si inseriscono in dichiarazione in pochi minuti e si difendono anni dopo, quando arriva la richiesta di esibire i documenti. È in quel momento che si scopre che una ricevuta manca, che una spesa era stata pagata in contanti quando serviva la tracciabilità, che un bonifico non riportava i dati richiesti. Sapere in anticipo che cosa serve, e conservarlo, è tutta la differenza tra una detrazione che regge e una che viene recuperata con sanzioni.

Le detrazioni devono essere documentate e i documenti conservati fino alla scadenza dei termini per l’accertamento. Per molte spese detraibili è richiesto il pagamento con strumenti tracciabili, con eccezioni previste dalla legge. Se una detrazione è contestata nel controllo formale, si risponde esibendo la documentazione entro il termine indicato.

Che cosa conservare, e per quanto tempo?

Tutti i documenti che provano le spese portate in detrazione o deduzione: fatture, ricevute fiscali, scontrini parlanti dove previsti, quietanze, contratti, certificazioni. Vanno conservati fino alla scadenza dei termini per l’accertamento, che l’articolo 43 del DPR 600 del 1973 fissa al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione, e al settimo anno se la dichiarazione è stata omessa: per quella presentata quest’anno, quindi, fino alla fine del 2031. Non fidarti della memoria digitale del tuo consulente. Un fascicolo per anno d’imposta, anche digitale, è l’organizzazione che risolve il problema prima che si presenti.

La tracciabilità dei pagamenti

Dal 2020, per le detrazioni al 19 per cento, i commi 679 e 680 della legge 160 del 2019 richiedono che il pagamento sia avvenuto con strumenti tracciabili: bonifico bancario o postale, carte di debito, credito o prepagate, assegni, sistemi di pagamento elettronici. Restano detraibili anche se pagati in contanti soltanto i medicinali, i dispositivi medici e le prestazioni rese da strutture pubbliche o private accreditate al Servizio sanitario nazionale. Per alcune spese, come quelle relative agli interventi edilizi, è inoltre richiesto un bonifico con specifiche indicazioni. Il punto pratico: la detrazione può essere negata non perché la spesa non c’è stata, ma perché il pagamento non è documentato nel modo richiesto. Verifica il requisito prima di pagare, non a dichiarazione presentata.

Il controllo formale

È il controllo con cui l’amministrazione chiede di esibire la documentazione a supporto di detrazioni e deduzioni indicate in dichiarazione. Arriva una richiesta con l’indicazione di che cosa produrre e del termine. Non è un accertamento: è una verifica documentale, e si chiude producendo i documenti. Se la documentazione è completa, la posizione si chiude senza conseguenze. Se manca o non è conforme, la detrazione viene recuperata con sanzioni e interessi, tramite una comunicazione di irregolarità e poi, se non si interviene, con l’iscrizione a ruolo.

Se hai sbagliato la dichiarazione

Chi si accorge di un errore può presentare una dichiarazione integrativa, per correggere in aumento o in diminuzione, fino alla scadenza dei termini per l’accertamento. Se dall’errore è derivato un minor versamento, la regolarizzazione spontanea con il ravvedimento consente sanzioni ridotte in misura crescente con il tempo trascorso. Conviene farlo prima che arrivi una comunicazione: dopo, la riduzione è minore o non spetta. Se invece dall’errore deriva un credito, l’integrativa a favore consente di recuperarlo secondo le regole applicabili.

Il ruolo di CAF e professionisti

Chi si rivolge a un centro di assistenza fiscale o a un professionista abilitato per il modello 730 riceve un’assistenza che comprende la verifica della documentazione e l’apposizione del visto di conformità, con controlli specifici sulle detrazioni e sui crediti. Se il visto risulta infedele, la disciplina in vigore dal 30 marzo 2019 pone a carico del professionista, del responsabile dell’assistenza fiscale e, in solido con lui, del centro, il pagamento di una somma pari al trenta per cento della maggiore imposta riscontrata, salvo che l’errore sia stato indotto da una condotta dolosa o gravemente colposa del contribuente. Le imposte e gli interessi restano invece a carico del contribuente. Prima di quella data il regime era più severo per l’intermediario, che rispondeva anche dell’imposta e degli interessi. Il punto pratico: chi ha consegnato al centro documentazione completa e veritiera, e si vede contestare una detrazione per un errore di chi ha apposto il visto, deve comunque versare l’imposta e gli interessi, mentre la sanzione grava sull’intermediario. Conserva copia di quanto hai consegnato e della ricevuta di trasmissione: sono i documenti che dimostrano che cosa hai fornito e che l’errore non è tuo.

Come si è chiusa una pratica simile

Una contribuente riceve una richiesta di documentazione per detrazioni sanitarie di tre anni prima. Ha conservato le ricevute in un fascicolo per anno, ma alcune spese erano state pagate in contanti presso una struttura privata non convenzionata. Produce quanto ha; per le spese in contanti la detrazione viene recuperata, per il resto la posizione si chiude. La differenza tra ciò che ha conservato e ciò che ha perso non era la spesa, che c’era stata in entrambi i casi, ma il modo in cui era stata pagata.

Che cosa fa lo Sportello +Tutela

Lo Sportello +Tutela di Consumerismo esamina la cartella o l’atto ricevuto, ne verifica la notifica, i termini e il contenuto, e richiede l’estratto di ruolo per ricostruire l’intera posizione debitoria. Se emergono vizi, atti mai notificati, importi già pagati, definizioni agevolate non registrate o annualità prescritte, prepara l’istanza di annullamento in autotutela all’ente creditore e all’agente della riscossione e ti indica se e come procedere con il ricorso, che va proposto nei termini e con l’assistenza tecnica dove necessaria. Se il debito è dovuto, ti assiste nella richiesta di rateizzazione o nell’accesso alle definizioni agevolate quando previste, valutando la sostenibilità del piano. Segue la pratica fino alla definizione, nelle condizioni che ti vengono spiegate al primo contatto.

Quali documenti servono

La dichiarazione presentata con la ricevuta di trasmissione, la documentazione delle spese detratte per l’anno interessato, le prove dei pagamenti con l’indicazione dello strumento utilizzato, la richiesta ricevuta dall’amministrazione con il termine, la documentazione consegnata al CAF o al professionista.

Tempi realistici e possibili esiti

Il controllo formale si chiude producendo la documentazione entro il termine indicato, di regola in poche settimane quando la documentazione è completa. Le detrazioni non documentate o pagate in modo non conforme vengono recuperate con sanzioni e interessi. Le dichiarazioni integrative seguono i termini previsti. Lo Sportello verifica la richiesta e organizza la documentazione, senza garantire il riconoscimento delle detrazioni contestate.

Per approfondire: Agenzia delle entrate · DPR 600 del 1973

Per lo Sportello +Tutela puoi anche scrivere a piututela@consumerismo.it o telefonare allo 0694805440.

Domande frequenti

Per quanto tempo devo conservare le ricevute?

Fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui hai presentato la dichiarazione, che è il termine per l’accertamento fissato dall’articolo 43 del DPR 600 del 1973; sale al settimo anno se la dichiarazione è stata omessa. Tienili in un fascicolo per anno d’imposta, senza affidarti alla memoria di terzi.

Ho pagato una spesa detraibile in contanti.

Dipende dalla spesa: per le detrazioni al 19 per cento serve il pagamento tracciabile, ma restano detraibili in contanti i medicinali, i dispositivi medici e le prestazioni rese da strutture pubbliche o private accreditate al Servizio sanitario nazionale. Fuori da questi casi la detrazione può essere negata anche se la spesa è reale e documentata.

Mi hanno chiesto i documenti di tre anni fa.

È un controllo formale: si chiude producendo la documentazione richiesta entro il termine indicato. Non è un accertamento e non richiede ricorso né assistenza tecnica. Raccogli tutto ciò che hai per quell’anno d’imposta e invialo attraverso il canale indicato nella richiesta, conservando la prova dell’invio e il protocollo rilasciato.

Ho commesso un errore in dichiarazione.

Puoi presentare una dichiarazione integrativa fino alla scadenza dei termini per l’accertamento, per correggere in aumento o in diminuzione. Se dall’errore è derivato un minor versamento, la regolarizzazione spontanea con il ravvedimento consente sanzioni ridotte, tanto più basse quanto prima intervieni. Farlo prima che arrivi una comunicazione conviene sempre, perché dopo la riduzione è minore o non spetta.

Il CAF ha sbagliato. Chi risponde?

Per il visto di conformità infedele sul 730, dal 30 marzo 2019 l’intermediario paga una somma pari al trenta per cento della maggiore imposta, salvo che l’errore sia stato indotto da una tua condotta dolosa o gravemente colposa; imposta e interessi restano a tuo carico. Conserva copia di quanto hai consegnato: prova che l’errore non è tuo.

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