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Il lavoratore ha diritto ad accedere a tutti i propri dati personali, anche dopo la fine del rapporto di lavoro, comprese le email e i documenti presenti nel computer aziendale. È quanto stabilito dal Garante per la protezione dei dati personali, che ha accolto il reclamo di un ex dipendente nei confronti di una compagnia assicurativa, sanzionata con una multa di 50mila euro.
Il caso nasce dalla richiesta dell’ex lavoratore di ottenere copia dei messaggi della propria casella di posta elettronica aziendale e dei documenti salvati nel pc. La società, dopo aver effettuato un accesso alla casella email, aveva deciso di fornire solo i messaggi ritenuti “strettamente personali”, escludendo quelli legati all’attività lavorativa.
Secondo il Garante, questo comportamento non è conforme alla normativa. Il diritto di accesso riguarda infatti tutti i dati personali, comprese le comunicazioni effettuate tramite un account aziendale individualizzato. Non è quindi legittimo selezionare in modo preventivo i contenuti da fornire né limitarli sulla base della distinzione tra ambito personale e professionale.
L’Autorità ha chiarito che eventuali limitazioni all’accesso devono essere motivate da specifiche e comprovate ragioni, come la tutela di segreti aziendali. In assenza di tali motivazioni, il lavoratore ha diritto a ricevere integralmente i dati richiesti.
Nel corso dell’istruttoria sono emerse anche criticità nella gestione dei dati da parte della società, in particolare per la mancanza di trasparenza nelle informative e per i tempi di conservazione ritenuti non proporzionati, pari a cinque anni per le email e dodici mesi per i dati di navigazione.
Oltre alla sanzione economica, il Garante ha ordinato alla compagnia di consentire l’accesso integrale ai dati richiesti e di adeguare le informative e le policy interne alla normativa privacy.
Per maggiori approfondimenti è possibile consultare la Newsletter del Garante per la protezione dei dati personali n. 546 del 15 aprile 2026 sul sito ufficiale: https://www.gpdp.it
“Questa decisione ribadisce un principio fondamentale, i dati personali appartengono alla persona, anche quando sono contenuti in strumenti aziendali. È un passaggio importante perché chiarisce che il diritto di accesso non può essere limitato in modo discrezionale dal datore di lavoro, ma deve essere garantito nella sua completezza”, dichiara Barbara Molinario, Segretaria generale di Consumerismo.
“Serve equilibrio. Da una parte è giusto tutelare il diritto del lavoratore ad accedere ai propri dati, dall’altra le aziende devono poter proteggere informazioni sensibili e segreti industriali. Il punto è definire regole chiare, trasparenti e motivate, senza interpretazioni arbitrarie che rischiano di comprimere i diritti delle persone”, afferma Luigi Gabriele, Presidente di Consumerismo.
Consumerismo invita tutti i consumatori e lavoratori a segnalare eventuali criticità nella gestione dei propri dati personali o difficoltà nell’esercizio dei diritti previsti dalla normativa privacy.
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